Usługi sekretarskie
Sekretariat na godziny: faktury, korespondencja, urzędy, terminy płatności, zestawienia. Pakiety MINI, STANDARD, PRO i FLEX od 70 zł netto za godzinę, faktura raz w miesiącu za faktyczny czas. Częstochowa stacjonarnie, cała Polska zdalnie.
Zanim zatrudnisz asystentkę
Faktury w WhatsAppie, pisma w szufladzie, terminy w głowie
Faktura z maila do katalogu, pismo do urzędu, przypomnienie kontrahentowi o zapłacie, kurier, papier do drukarki. Każde po pięć minut, razem dzień w tygodniu. Za mało na etat asystentki, za dużo, żeby robić to wieczorem po pracy.
Sekretariat na godziny: od 70 zł netto za godzinę, faktura raz w miesiącu za faktycznie przepracowany czas.
Cztery pakiety według odpowiedzialności: MINI za 70 zł/h to proste prace biurowe, STANDARD za 90 zł/h samodzielna praca i kontakt z kontrahentami, PRO za 105 zł/h nadzór nad dokumentami i płatnościami, FLEX za 200 zł/h zadania pilne i strategiczne przy właścicielu. Zaczynasz od pojedynczego zlecenia, pakiet zmieniasz w trakcie. Jeśli księgi prowadzi QTA, przypomnienia o płatnościach i zestawienia terminów masz w pakiecie bez dopłaty.
Co dostajesz
Usługi sekretarskie: co przejmujemy, a czego nie
Wszystko, co biurowe i terminowe. Nie księgujemy, nie doradzamy prawnie i nie negocjujemy bez pełnomocnictwa: to osobne usługi QTA.
01
Faktury i dokumenty
Zbieramy faktury z maila i komunikatorów do jednego katalogu albo systemu. Sprawdzamy NIP, numer zamówienia i termin płatności, drukujemy etykiety, układamy segregatory i porządkujemy archiwum.
02
Korespondencja i urzędy
Pisma do urzędów: zgłoszenia aktualizacyjne, wnioski o zaświadczenia, odpowiedzi na wezwania. Korespondencja z kontrahentami, potwierdzenia dostaw, zapytania ofertowe, nadawanie i odbiór kurierów.
03
Terminarz i spotkania
Umawiamy spotkania i prowadzimy kalendarz. Rezerwujemy salę, zamawiamy catering, kompletujemy materiały na szkolenie, a po spotkaniu albo rozmowie spisujemy notatkę z ustaleniami.
04
Płatności i należności
Lista przelewów na tydzień, osobno te powyżej ustalonej kwoty do Twojej decyzji. Harmonogram płatności, przypomnienia kontrahentom o zaległościach i raport pięciu największych faktur po terminie.
05
Zestawienia i raporty
Wykaz faktur kosztowych z miesiąca, lista zamówień w realizacji, podsumowanie kosztów administracyjnych dla zarządu, porównanie ofert dostawców z ostatnich trzech miesięcy. Tabela, nie esej.
06
Umowy i projekty
Sprawdzamy umowy przed podpisem: załączniki, dane kontrahenta, podpisy, terminy. Pilnujemy kamieni milowych, na przykład końca najmu, odbioru inwestycji, daty wejścia aneksu, i przygotowujemy krótkie notatki decyzyjne.
Pakiety i ceny
Cztery pakiety, cztery poziomy odpowiedzialności
MINI, 70 zł/h netto
Prace pomocnicze o niskim ryzyku pomyłki: faktury z maila do katalogu, etykiety, terminarz, proste pisma, notatki ze spotkań, segregatory, kurier.
STANDARD, 90 zł/h netto
Samodzielna praca i kontakty na zewnątrz: weryfikacja faktur, pisma do urzędów, korespondencja z kontrahentami, lista płatności na tydzień, proste zestawienia, organizacja spotkań.
PRO, 105 zł/h netto
Nadzór nad dokumentami i płatnościami: umowy do podpisu, przelewy powyżej ustalonej kwoty, raporty dla zarządu, analizy kosztów, obieg dokumentów, kompletowanie akt pod audyt.
FLEX, 200 zł/h netto
Zadania pilne i strategiczne przy właścicielu: harmonogram płatności i windykacja miękka, kamienie milowe w projektach i umowach, notatki decyzyjne, plany wdrożeń, koordynacja kilku podmiotów naraz.
Porównanie
Asystentka na etacie czy sekretariat na godziny?
Etat ma sens, gdy administracji jest na osiem godzin dziennie. Gdy jest jej na dziesięć godzin w miesiącu, płacisz za biurko, przy którym nikt nie siedzi.
| Sam albo na etacie | Sekretariat QTA | |
|---|---|---|
| 01 Koszt | Sam albo na etacie Pensja, ZUS, urlop, biurko, laptop. | Sekretariat QTA Godziny, które faktycznie przepracujemy. |
| 02 Start | Sam albo na etacie Rekrutacja i wdrożenie, kilka tygodni. | Sekretariat QTA Pierwsze zlecenie tuż po podpisaniu umowy. |
| 03 Urlop i L4 | Sam albo na etacie Biuro staje na dwa tygodnie. | Sekretariat QTA Zadania przejmuje druga osoba z zespołu. |
| 04 Zakres | Sam albo na etacie Jedna osoba, jeden zakres. | Sekretariat QTA Pakiet zmieniasz w trakcie, od MINI do FLEX. |
| 05 Faktury | Sam albo na etacie Szukasz ich w telefonie. | Sekretariat QTA Co tydzień w katalogu, sprawdzone. |
Jak zaczynamy
Trzy kroki od telefonu do pierwszego zlecenia
Bez okresu próbnego i bez wdrożenia na miesiąc. Podpisujesz umowę ramową i od razu przekazujesz pierwsze zadanie.
Rozmowa
Opisujesz zadania, które chcesz oddać: od faktur z maila po pilnowanie umów. Mówimy, który pakiet do tego pasuje i ile godzin w miesiącu to zajmie.
Lena AliyevaOpiekun klienta
Umowa i upoważnienia
Prosta umowa, bez długoterminowego zobowiązania. Jeśli mamy pisać do urzędów
i kontrahentów w Twoim imieniu, dostajemy upoważnienie. Ustalamy, jak przekazujesz zadania: mail, telefon, komunikator.
Katarzyna Nowakowska StruzikKsięgowa
Pierwsze zlecenie
Zaczynamy od razu po podpisaniu: katalog na faktury, lista przelewów, zaległe pisma. Na koniec miesiąca dostajesz zestawienie godzin
i jedną fakturę.
Julia SurowiecKsięgowa
Masz księgowość w QTA? Przypomnienia o płatnościach i zestawienia terminów wchodzą w pakiet bez dopłaty.
Najczęstsze pytania
PRO czy FLEX, w czyim imieniu, ile na start
Trzy pytania, które słyszymy w pierwszej rozmowie najczęściej. Krótka odpowiedź tu, reszta przez telefon.
Czym różni się FLEX od PRO?
PRO to nadzór nad dokumentami i terminami: umowy do podpisu, przelewy, raporty. FLEX dokłada zadania pilne i strategiczne: pilnowanie projektów, notatki decyzyjne, plany wdrożeń, koordynację kilku firm przy jednym przedsięwzięciu.
Czy piszecie w moim imieniu?
Tak, w pakietach STANDARD, PRO i FLEX, na podstawie upoważnienia. Pisma do urzędów, korespondencja z kontrahentami, przypomnienia o płatnościach. Negocjacje wymagają osobnego pełnomocnictwa i nie wchodzą w usługę.
Ile godzin na start?
Nie ma minimum. Możesz zlecić jedno zadanie, na przykład umówienie spotkania albo zestawienie faktur z kwartału, i zobaczyć, jak to działa. Faktura raz w miesiącu za faktyczny czas, bez stałej opłaty.
Zespół
Te osoby przejmą Twoją administrację
Na co dzień prowadzą księgi i rozliczenia mniejszych firm, więc faktura bez NIP‑u, pismo z urzędu i termin płatności to ich codzienność. Wprowadzają dokumenty, porządkują archiwum
i prowadzą korespondencję z urzędami.
Dominika Dworaczek
Agnieszka Kuta Janikowska
Julia Surowiec
Zadzwoń i wymień zadania, których nie chcesz już robić sam. Dobierzemy pakiet.
Częstochowa
Usługi sekretarskie w Częstochowie, zdalnie w całej Polsce
Nasze biuro znajduje się przy ul. Żwirki i Wigury 6/14, pokój 317 w Częstochowie. Dokumenty możesz przywieźć albo przesłać. Większość zadań robimy zdalnie: na Twojej skrzynce, w Twoim systemie, na wspólnym katalogu, więc gdzie prowadzisz działalność nie ma znaczenia.
Sekretariat łączy się z resztą oferty: księgowość JDG i kadry i płace dają nam dostęp do dokumentów, o które inaczej musielibyśmy pytać. Na początek dwa teksty: jak unikać pułapek księgowych i jak wybrać biuro rachunkowe w Częstochowie. Cały zespół poznasz na stronie O nas.
Od 70 zł netto za godzinę · Faktura raz w miesiącu · RODO i poufność dokumentów · 500+ obsługiwanych firm
Pytania
O co pytają właściciele firm
To, z czym dzwonią najczęściej. O reszcie porozmawiamy przez telefon.
Czy muszę wiązać się umową na stałe?
Nie. Rozliczamy się godzinowo, faktura raz w miesiącu za faktyczny czas pracy. Współpracę kończysz w dowolnym momencie, bez okresu wypowiedzenia liczonego w miesiącach.
Czy muszę wybrać jeden pakiet na stałe?
Nie. Pakiet zmieniasz w trakcie współpracy, gdy zmieniają się zadania. Zwykle firmy zaczynają od MINI albo STANDARD, a PRO albo FLEX dochodzą przy większym projekcie albo kontroli.
Czy to obejmuje księgowość?
Nie. Księgi prowadzimy w osobnej umowie. Jeśli masz u nas księgowość, przypomnienia o płatnościach, raporty terminów i zestawienia statusów wchodzą w pakiet sekretarski bez dodatkowych kosztów.
Czy mogę zlecić pojedyncze zadanie?
Tak. Umówienie spotkania, zestawienie faktur, jedno pismo do urzędu. Nie ma minimalnej liczby godzin ani stałej opłaty za gotowość.
Czy moje dokumenty są bezpieczne?
Tak. Obowiązuje nas poufność i ochrona przekazanych dokumentów, pracujemy zgodnie z RODO i procedurami, które mamy w biurze rachunkowym od lat. Dostępy do Twoich systemów ustawiamy imiennie i odbieramy po zakończeniu współpracy.
Czy kontaktujecie się z kontrahentami i urzędami w moim imieniu?
Tak, w pakietach STANDARD, PRO i FLEX. Wystarczy upoważnienie. Wysyłamy pisma, potwierdzamy terminy, przypominamy o zaległościach. Negocjacji bez pełnomocnictwa nie prowadzimy.
Czym różni się pakiet FLEX od PRO?
PRO to nadzór nad dokumentami i terminami. FLEX obejmuje dodatkowo zadania strategiczne i pilne: pilnowanie kamieni milowych w projektach, notatki decyzyjne, planowanie wdrożeń, koordynację kilku podmiotów przy jednym przedsięwzięciu.
Jak szybko możemy zacząć?
Praktycznie od razu. Podpisujemy umowę ramową, ustalamy, jak przekazujesz zadania, i bierzemy pierwsze zlecenie tego samego dnia.
Porozmawiajmy
Odzyskaj czas, który tracisz na administrację
Zadzwoń i opisz zadania, które chcesz oddać. Dopasujemy pakiet i zaczniemy od pierwszego zlecenia.
Od 70 zł netto za godzinę · Faktura za przepracowane godziny, bez stałych opłat