W 2026 r. Krajowy System e-Faktur staje się jednym z najważniejszych tematów dla przedsiębiorców, księgowych i każdego biura rachunkowego. Obowiązkowy KSeF oznacza, że fakturowanie nie będzie już wyłącznie czynnością techniczną w programie księgowym. Faktura powinna zostać wystawiona zgodnie z obowiązującą strukturą, przesłana do systemu i przyjęta przez KSeF.
Sankcje pieniężne za naruszenia zasad KSeF określa art. 106ni ustawy o VAT. Przepis ten przewiduje trzy podstawowe sytuacje, w których podatnik może narazić się na karę: niewystawienie faktury w KSeF mimo takiego obowiązku, wystawienie faktury poza systemem niezgodnie z wymaganym wzorem w czasie awarii lub niedostępności oraz brak przesłania faktury do KSeF w ustawowym terminie.
Wysokość kary może wynieść do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze, a gdy faktura nie zawiera podatku VAT, do 18,7% kwoty należności ogółem. Kara będzie nakładana przez naczelnika urzędu skarbowego w drodze decyzji. Istotne jest jednak to, że sankcje administracyjne z art. 106ni ustawy o VAT mają być stosowane dopiero wobec naruszeń dokonanych od 1 stycznia 2027 r. Ministerstwo Finansów wskazuje, że za błędy popełnione podczas korzystania z KSeF w 2026 r. sankcje administracyjne nie będą nakładane.
Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorca może zignorować KSeF. Księgowość, rachunkowość i księgowość online powinny już w 2026 r. przygotować procedury wystawiania faktur, obsługi awarii, kontroli UPO oraz nadawania uprawnień. Dobra księgowa lub księgowy powinni sprawdzić, czy firma ma poprawnie skonfigurowane dostępy, czy program generuje właściwy plik XML i czy faktury są skutecznie przesyłane do systemu.
Trzeba też odróżnić kary administracyjne KSeF od odpowiedzialności karnoskarbowej. Art. 62 Kodeksu karnego skarbowego nadal może mieć zastosowanie do klasycznych naruszeń fakturowych, zwłaszcza wystawienia faktury nierzetelnej, posługiwania się taką fakturą albo dokumentowania zdarzeń niezgodnych z rzeczywistością. Ryzyko KKS nie dotyczy więc zwykłej nauki obsługi systemu, ale przede wszystkim działań nierzetelnych, świadomych lub fikcyjnych.
Dla przedsiębiorcy najbezpieczniejsze rozwiązanie to nie odkładać KSeF do 2027 r. Biuro rachunkowe powinno już teraz wdrożyć instrukcję pracy, przeszkolić zespół, uporządkować uprawnienia i przygotować klientów na nowy model fakturowania.