Pakiet MINI – Administracyjny
70 zł/h netto
Poziom odpowiedzialności: niski – prace pomocnicze, niewielkie ryzyko pomyłki.
Zakres prac: proste zadania biurowe i gromadzenie dokumentów.
Przykłady zadań:
- – zbieranie faktur z maila i komunikatorów (np. WhatsApp) oraz odkładanie ich do ustalonego katalogu lub systemu,
- – przygotowanie i drukowanie etykiet do dokumentów,
- – umawianie spotkań, prowadzenie terminarza,
- – przygotowywanie prostych pism (np. potwierdzenia odbioru, zapytania ofertowe),
- – sporządzanie notatek ze spotkań lub rozmów telefonicznych,
- – układanie dokumentów w segregatorach, porządkowanie archiwum,
- – nadawanie i odbieranie przesyłek kurierskich.
Pakiet STANDARD – Wykonawczy
90 zł/h netto
Poziom odpowiedzialności: średni – samodzielna praca, kontrola dokumentów, kontakty zewnętrzne.
Zakres prac: obsługa bieżących spraw wymagających terminowości i prostych decyzji.
Przykłady zadań:
- – weryfikacja faktur pod kątem kompletności danych (np. sprawdzenie czy jest NIP, numer zamówienia, termin płatności),
- – przygotowywanie i wysyłanie pism do urzędów (np. zgłoszenia aktualizacyjne, wnioski o zaświadczenia),
- – korespondencja z kontrahentami (np. potwierdzanie terminów dostaw, odpowiedzi na proste pytania),
- – prowadzenie listy płatności do wykonania w danym tygodniu,
- – przygotowywanie prostych zestawień (np. wykaz faktur kosztowych w miesiącu, lista zamówień w realizacji),
- – organizowanie spotkań i szkoleń (np. rezerwacja sali, zamówienie cateringu),
- – zamawianie materiałów biurowych i kontrola dostaw.
Pakiet PRO – Nadzorczy
105 zł/h netto
Poziom odpowiedzialności: wysoki – nadzór nad ważnymi procesami i dokumentami.
Zakres prac: koordynowanie działań biurowych, nadzór nad dokumentacją i płatnościami.
Przykłady zadań:
- – sprawdzanie umów i dokumentów do podpisu (np. kompletność załączników, poprawność danych kontrahenta),
- – pilnowanie terminów płatności (np. przygotowanie listy przelewów powyżej ustalonej kwoty i przypomnienie właścicielowi),
- – przygotowywanie raportów dla zarządu (np. miesięczne podsumowanie kosztów administracyjnych, status realizacji kontraktów),
- – krótkie analizy kosztowe (np. porównanie ofert dostawców w ostatnich 3 miesiącach),
- – nadzorowanie obiegu dokumentów między działami,
- – koordynowanie pracy innych osób (np. rozdzielanie zadań między asystentów, kontrola terminów),
- – kompletowanie dokumentacji pod audyty lub kontrole.
Pakiet FLEX – Organizacyjno-sprawozdawczy
200 zł/h netto
Poziom odpowiedzialności: bardzo wysoki – zadania strategiczne i pilne, bezpośrednie wsparcie właściciela lub zarządu.
Zakres prac: czuwanie nad terminami, ryzykiem i dokumentami o szczególnym znaczeniu.
Przykłady zadań:
- – prowadzenie harmonogramu płatności i przypominanie kontrahentom o zaległościach (np. raport „5 największych faktur po terminie”),
- – pilnowanie kamieni milowych w projektach i umowach (np. koniec najmu, termin odbioru inwestycji, data wejścia w życie aneksu),
- – wstępna weryfikacja umów (np. brak podpisów, niejasne terminy, niespójne załączniki) i przekazanie do prawnika/księgowości,
- – przygotowanie krótkich notatek decyzyjnych (np. „Faktura X – 14 dni po terminie – rozmowa telefoniczna – obietnica zapłaty – rekomendacja: wysłać pismo”),
- – planowanie działań (np. wdrożenie nowego systemu rezerwacji: lista kroków z odpowiedzialnymi osobami),
- – tworzenie narzędzi kontroli (np. listy kontrolne, tabele statusu projektów),
- – koordynacja działań wymagających wielu podmiotów (np. współpraca z firmą remontową, dostawcą sprzętu i właścicielem lokalu przy jednym projekcie).
Nie wchodzi w zakres: księgowanie, podatki, doradztwo prawne, negocjacje bez pełnomocnictwa.
Jak zacząć współpracę – 4 proste kroki
Kontakt
Skontaktuj się z nami – telefonicznie, mailowo lub przez formularz na stronie. Opowiedz krótko, czego potrzebujesz.
Dobór pakietu
Wspólnie ustalimy, który pakiet najlepiej odpowiada Twoim potrzebom (od prostych zadań administracyjnych po wsparcie strategiczne).
Podpisanie umowy
Przygotujemy prostą umowę ramową – bez długoterminowych zobowiązań. Rozliczamy się godzinowo, na podstawie faktycznie wykonanych zadań.
Start
Od razu zaczynamy współpracę. Ty zyskujesz więcej czasu na rozwój firmy, a my dbamy o dokumenty, terminy i bieżące sprawy.
Dodatkowe informacje
(dotyczy wszystkich pakietów)
Rozliczenie: faktura raz w miesiącu za faktyczny czas pracy.
Elastyczność: możliwość zmiany pakietu w trakcie współpracy.
Poufność: pełna ochrona dokumentów i danych.
Szybki start: możemy zacząć współpracę tuż po podpisaniu umowy.
Najczęściej zadawane pytania o usługi sekretarskie
Nie. Rozliczamy się godzinowo, a faktura wystawiana jest raz w miesiącu za faktyczny czas pracy. Możesz zakończyć współpracę w dowolnym momencie.
Nie. Pakiety są elastyczne – możesz zmienić zakres w trakcie współpracy, gdy zmienią się Twoje potrzeby.
Nie. Księgowość prowadzimy w ramach osobnej obsługi księgowej QTA. Jednak jeśli masz u nas księgowość, część zadań (np. przypomnienia o płatnościach, raporty terminów, zestawienia statusów) wchodzi w pakiet sekretarski bez dodatkowych kosztów.
Tak. Nie ma obowiązku korzystania z pakietu przez wiele godzin – możesz zlecić także pojedyncze zadania.
Tak. Obowiązuje nas pełna poufność i ochrona przekazanych dokumentów. Działamy zgodnie z RODO i zasadami bezpieczeństwa danych.
Tak, w pakietach STANDARD, PRO i FLEX. Wystarczy przekazać nam odpowiednie upoważnienie.
Pakiet PRO to nadzór nad dokumentami i terminami. FLEX obejmuje dodatkowo zadania strategiczne i krytyczne, np. czuwanie nad projektami, przygotowywanie notatek decyzyjnych czy planowanie działań.
Praktycznie od razu – wystarczy podpisanie umowy i ustalenie sposobu przekazywania zadań.
Zyskaj wsparcie w codziennych obowiązkach!
Te proste, ale czasochłonne zadania potrafią skutecznie rozproszyć uwagę i odciągnąć Cię od działań, które naprawdę rozwijają biznes. Nasz zespół przejmie obowiązki administracyjne – od zbierania faktur i przygotowywania etykiet po prowadzenie terminarza i drobne pisma – tak, abyś mógł w pełni skoncentrować się na kluczowych decyzjach i planach strategicznych.
Z nami zyskasz więcej spokoju, porządku w dokumentach i przede wszystkim czasu,
który możesz przeznaczyć na to, co dla Ciebie najważniejsze.