Od 1 lutego 2026 r. faktury w KSeF muszą wystawiać podatnicy, których sprzedaż (z VAT) za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek ma objąć pozostałych podatników, przy czym najmniejsi mogą do końca 2026 r. wystawiać poza KSeF, jeśli miesięczna sprzedaż fakturowana nie przekracza 10 000 zł brutto. Dla firm to zmiana, która dotyka nie tylko „wystawiania”, ale całego obszaru: księgowość, rachunkowość, obieg dokumentów i kontrola statusów faktur.
Skala użycia była wysoka już na starcie. Według danych MF podanych mediom do 5 lutego 2026 r. (godz. 10:00) wystawiono ponad 6,6 mln faktur w systemie, a na 9 lutego faktury wystawiało 73 063 podmiotów (w tym część dobrowolnie). W praktyce oznacza to, że coraz więcej firm traktuje KSeF jako standardowy kanał, a księgowość online zyskuje tam, gdzie da się spiąć fakturowanie, import i ewidencje bez ręcznego przepisywania.
Największy „zgrzyt” pierwszych tygodni nie dotyczył przyjmowania faktur, tylko dostępu: problemy z logowaniem, zwłaszcza przez Profil Zaufany, oraz limit prób logowania (nie częściej niż raz na minutę). Istotną poprawą była integracja KSeF z Krajowym Węzłem Identyfikacji Elektronicznej od 14 lutego 2026 r., co poszerzyło metody uwierzytelnienia (m.in. mObywatel, mojeID, e-dowód).
Wnioski dla przedsiębiorcy są proste: porządek w uprawnieniach i procedurach jest ważniejszy niż sama „aplikacja”. Dobra księgowa lub księgowy powinni dopiąć role (kto wystawia, kto odbiera), scenariusze korekt i plan awaryjny. A jeśli obsługuje Cię biuro rachunkowe, warto spisać zasady współpracy w KSeF, żeby w 2026 r. księgowość działała bez gaszenia pożarów.
Co warto zrobić teraz: sprawdzić, czy masz nadane uprawnienia w KSeF (wystawianie i odbiór), przetestować wystawienie oraz pobranie faktury i ustalić, w jakiej formie dokumenty trafiają do rozliczeń. To drobiazgi, ale w rachunkowości decydują, czy miesiąc zamyka się bez stresu.