Stan na 7 stycznia 2026 r.: obowiązkowy KSeF jest już „za rogiem”. Od 1 lutego 2026 r. faktury ustrukturyzowane w KSeF mają wystawiać podatnicy, których sprzedaż (z VAT) za 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Od 1 kwietnia 2026 r. system obejmie pozostałych podatników. Jest jednak ważne odroczenie dla najmniejszych: jeżeli w danym miesiącu łączna wartość sprzedaży (z VAT) udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 000 zł brutto, do końca 2026 r. można nadal wystawiać faktury poza KSeF (papierowo lub „zwykłym” PDF). Równolegle już od 1 lutego 2026 r. obowiązkowe ma być otrzymywanie faktur przy użyciu KSeF, więc nawet firmy, które jeszcze nie będą musiały wystawiać, powinny umieć faktury z systemu pobierać i wprowadzać do ewidencji.
W praktyce oznacza to, że księgowość i rachunkowość przestają opierać się na mailach z załącznikami, a zaczynają na numerze KSeF i zdarzeniu zapisanym w systemie. Księgowość online będzie tu zwykle najwygodniejsza, bo łatwiej spiąć fakturowanie, obieg dokumentów i rozliczenia VAT.
Nie każda faktura jest „z automatu” w KSeF. Przykładowo faktury dla konsumentów (osób fizycznych nieprowadzących działalności) można wystawiać w KSeF dobrowolnie, a w określonych sytuacjach ustawodawca przewiduje też wyłączenia po stronie wystawcy (np. brak siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce). To dlatego warto nie tylko „odpalić system”, ale ustawić zasady w firmie.
Od strony „prawnej, ale po ludzku” warto zrobić trzy kroki: (1) ustalić, kto w firmie wystawia i odbiera faktury oraz nadać mu uprawnienia (albo powierzyć to biuru rachunkowemu), (2) wybrać sposób uwierzytelnienia w systemie (np. podpis, profil zaufany, token/certyfikat), (3) przetestować integrację programu sprzedażowego z KSeF, w tym scenariusze korekt i sytuacje awaryjne (np. tryb offline24). Dobra księgowa lub dobry księgowy poprowadzą to tak, żeby od lutego nie było „gaszenia pożarów”, tylko spokojne, zgodne z przepisami fakturowanie i księgowanie